сделать домашней  добавить в избранное  карта сайта RSS
 

Вебинары HRM.RU

Прогноз эффективности кандидатов на основе тестов
Начало 26.05.2017 12.00 (по московскому времени)

Полный список вебинаров

События

  16.11.2017
Cеминар-практикум "HR-Аналитика в R", Москва, даты 16-17 ноября 2017
полный список

Последние обсуждения

  06.10.2017 18:48:47
Открываем набор на Менеджера по обучению и развитию!
  29.09.2017 14:03:51
Подготовка к отбору, тестирования. Кто проходил?
  26.09.2017 15:00:21
Требуется профессиональный рекрутер
  05.09.2017 13:57:49
Резюме технического директора на производстве
  05.09.2017 10:31:52
Резюме на должность технического директора или главного инженера на производстве


Опросы
  Актуальные направления работы HR вашей организации 2017
Все опросы


Работодатели несут многомиллионные потери из-за командировок своих сотрудников


    Эксперты назвали самые популярные схемы махинаций с командировочными расходами
    Тематические разделы:
    Трудовое право и делопроизводство
    Трудовое право и делопроизводство : Оформление документов
    Трудовое право и делопроизводство : Трудовые отношения

    Источник: Ведомости

    Автор: Оксана Гончарова

    Дата публикации: 17.02.2016



    Лишь десятая часть российских компаний с большими командировочными бюджетами (от 300 млн руб. в год) умеет профессионально управлять этими расходами и предотвращать махинации сотрудников, замечает Андрей Воронин, владелец компании ATH American Express, занимающейся организацией деловых поездок. Злоупотребления с командировками весьма распространены. По данным международной Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию мошенничества, на неправомерное возмещение расходов со стороны сотрудников в 2014 г. пришлось около 14% всех случаев присвоения активов в компаниях. По мнению Дениса Королева, старшего менеджера компании EY, кризис только усугубляет ситуацию. Опросив экспертов, «Ведомости» составили список самых популярных махинаций с командировочными расходами.
    Золотой билет

    Больше всего денег компании теряют на оформлении авиабилетов, отмечают эксперты. По мнению Воронина, самая распространенная схема – когда сотрудник покупает более дорогой билет или выбирает авиакомпанию, картой лояльности которой он пользуется. На этой карте накапливаются бесплатные мили за служебные полеты, и за эти мили сотрудник потом бесплатно летает с семьей в отпуск.

    Из-за этих манипуляций бюджет на авиабилеты увеличивается на 10–20%, замечает Воронин.

    Сотрудники могут оформлять авиабилеты на уволившихся коллег, а потом сдавать их через агентство, которое выписало эти билеты, и получать наличные. Еще проще обстоит дело с железнодорожными билетами, которые можно вернуть в кассе любого вокзала. В практике Воронина был случай, когда сотрудник одной крупной компании периодически выписывал на несуществующих коллег билеты в вагонах первого класса на поезд Москва – Владивосток стоимостью 60 000 руб., а потом сдавал их на вокзале и забирал деньги. В таких схемах, как правило, участвует один или несколько человек, а ущерб может измеряться миллионами рублей, говорит эксперт.

    Бороться с билетными злоупотреблениями несложно – например, заставить подчиненных покупать самые дешевые билеты и оформлять их через электронные системы бронирования. Например, в торговой сети «Леруа Мерлен» сотрудники имеют доступ в систему онлайн-бронирования партнерского туристического агентства. В ней отражаются все имеющиеся на рынке предложения, и те из них, которые превосходят установленный в компании лимит для соответствующего типа билетов и пункта назначения, помечаются красным значком, а более дешевые предложения – зеленым. Сотруднику разрешено выбирать только зеленые варианты. По словам Веры Боярковой, директора по персоналу «Леруа Мерлен», при бронировании билета или номера в отеле, помеченного красным значком, система автоматически направляет заявку сотрудника финансовому контролеру подразделения и он принимает решение, одобрить бронь или нет. В систему каждый заходит под своим паролем, поясняет Бояркова, и никому из сотрудников не удастся что-либо оформить на коллег или на уволившихся сотрудников.

    Если электронной системы в компании нет, работодатель должен обязать командированного сотрудника представлять доказательства, что он выбрал самый дешевый рейс из возможных. Например, сотрудник должен показать руководителю распечатку предложений с билетных сайтов. Достаточно закрепить такое требование в положении о командировочных расходах и дать его сотруднику для ознакомления под расписку, говорит Королев.

    Агентство неприятностей

    В последнее время на рынке появилась мошенническая схема с участием агентств, которые занимаются оформлением авиабилетов, рассказывает Станислав Костяшкин, гендиректор компании Continent Express, специализирующейся на деловом туризме. Агентства подделывают электронные билеты, вставляя в них помимо сервисного сбора, указанного в договоре, дополнительные суммы, незаметные на первый взгляд, поясняет он. Если сравнить обычный и поддельный билет, то в последнем в строках с налогами, сборами и пошлинами будут значиться суммы, завышенные на 200–300 руб. В результате итоговая цена билета увеличивается в среднем на 1000 руб. Эти деньги агентство либо полностью оставляет себе, либо делится с менеджером компании, отвечающим за командировки. Признак недобросовестности агентства – очень низкие расценки на обслуживание, меньше 300 руб. с билета, говорит Воронин.

    Компаниям трудно обезвреживать такие схемы. Чтобы проверить партнера на благонадежность, нужно проанализировать большой объем информации (об акционерах, директорах, участии в судебных спорах, имеющихся фактах нарушения ими закона и т. п.), замечает Королев. Внутренним сотрудникам компании часто для этого не хватает квалификации, а доверять проверку билетных агентств сторонним фирмам обойдется недешево – от 1000 до 3000 евро за проверку одного контрагента.

    Президентские апартаменты

    При бронировании номеров в гостиницах способов обмануть работодателя ничуть не меньше, чем при заказе билетов. Например, сотрудник бронирует самый дешевый номер, но, приехав в гостиницу, переселяется в более дорогой. Бухгалтерия знает, что руководство одобрило поездку, но понятия не имеет, какой именно номер в отеле был разрешен. В одной крупной российской компании такой схемой пользовались сотни сотрудников, компания теряла на этом миллионы рублей, рассказывает Воронин.

    Избежать потерь нетрудно – достаточно добавить в положение компании о командировках пункт о том, что расходы, связанные с переселением в номер улучшенной категории, сотрудник оплачивает из личных средств, говорит Королев. Также следует обязать сотрудника вместе с авансовым отчетом и чеком из отеля предоставлять в бухгалтерию документ – подтверждение брони, в котором указана категория номера. Бухгалтер должен не полениться сверить данные брони с категорией номера, в котором человек проживал по факту. Работодатель должен объяснить сотрудникам бухгалтерского отдела, что проверять авансовые счета – х обязанность, и в случае необходимости наказать ленивых, говорит Королев.

    Еще более серьезный вид мошенничества – бронирование номеров на мертвые души – бывших или существующих, но ни о чем не догадывающихся сотрудников. Сотрудницу крупной розничной сети поймали на том, что она не только сама жила полгода в пятизвездочном отеле за счет компании, но и потратила несколько миллионов рублей компании на номера для родственников, рассказал Воронин.

    В идеале бронирование гостиниц должно вестись через электронные системы, говорит Королев. Система автоматически будет отправлять заявку на одобрение тому сотруднику, на кого заказывается номер.

    Ужин с трюфелями

    Труднее всего бороться с присвоением денег с корпоративных карт, выданных для оплаты представительских расходов. Допустим, сотрудник устраивает под видом деловой встречи ужин с друзьями. Или он оплачивает счет якобы за деловой обед собственными деньгами, забирает кассовый чек, а потом предъявляет его в бухгалтерию и просит возместить ему всю сумму. К примеру, за ужин в Лондоне на шесть человек по 100 фунтов на каждого командированный сотрудник получит от компании 500 фунтов (56 000 руб.), рассуждает Воронин. 100 таких ужинов в год – и компания потеряет из-за мошенничества 5,6 млн руб.

    Нередко деньги с корпоративной карты используются сотрудником для личных нужд, например для заправки автомобиля, приводит другой пример Королев. А потом он включает эти расходы в один авансовый отчет вместе с реальными служебными расходами в надежде, что никто не заметит. Пресечь злоупотребления можно дисциплинарным способом: обязать сотрудников предоставлять отчеты с указанием имен приглашенных, их мест работы и целей встречи.

    По словам Королева, электронные системы контроля командировочных расходов позволяют решить все проблемы, но они обычно входят в состав дорогих ERP-систем, которые имеются не в каждой компании. Но в любом случае подробный отчет о командировочных расходах поможет справиться с большинством схем. Авансовые отчеты должны проверяться на разных уровнях – от руководителей отделов до менеджеров и бухгалтеров. Люди должны понимать, что они несут ответственность за траты. А недобросовестных сотрудников нужно штрафовать или даже увольнять, убежден он.
    Источник

    Share |

     

    Версия для печати

    Читайте также
    Как производится оплата по больничному листу в связи с травмой на производстве

    Кто в штатном расписании... Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR?
    Кто в штатном расписании... Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR?

    Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов.



    Теория ожиданий: новый подход к мотивации

    За последние двадцать лет руководителям предлагалась масса различных подходов к мотивации. В каждом из этих подходов есть рациональное зерно, однако любой из них несовершенен. В последнее время большое количество исследований было посвящено новому подходу к мотивации, который называют «теорией ожиданий».

    Министерство труда хочет усложнить «молчунам» переход в НПФ

    Минтруд предлагает исключить возможность оформления заявлений о переводе пенсионных накоплений граждан с использованием электронной подписи



    Эффект домино. Перемены в организации начинаются с ее сотрудников

    Эффективное развитие компании всегда требует значительных стартегических изменений. Однако организации часто упускают из виду явные изменения на рынке и не могут вовремя оценить сложившуюся ситуацию. Людям не удается осуществить перемены, даже когда они чувствуют их необходимость. А начатые изменения глохнут в рутине повседневности. Многие, лишь оказавшись в кризисной ситуации, приступают к изменениям, но даже в этом случае не могут довести их до логического конца.

    Анонс книги издательства Юрайт

    Имя 
    Пароль  забыли?
    Присоединяйтесь!

    Новые материалы

       Названы самые высокооплачиваемые вакансии в Башкирии
       Не все профессии равны. Вчерашние школьники идут в телевизионщики и PR
       Новочебоксарские безработные граждане обучаются востребованным профессиям
       Где в Уфе заработать 100 тысяч рублей в месяц
       Сколько в среднем получают владимирские врачи?

    Семинар
    "HR-Аналитика в R"

    Москва, 16-17 ноября 2017 года


    ______________________________

    ВНИМАНИЕ
    Желаете узнать свою стоимость на рынке?

    Сколько я стою на рынке
    ______________________________
     
    Подпишитесь на
    рассылку
    Вебинары HRM

    *Подписка на НОВОСТИ HRM
    Пожалуйста, укажите ваш e-mail адрес:
      


    Последние комментарии

      
       мне приятно Вас читать 99 % читаемое мной - мусор... А на ваших постах глаза отдыхают 
       Действительно, Эдуард, что это я! Всё ещё hr, всё ещё пишу - с удовольствием вернусь)))
       Марина, вы вернетесь к нам или уже все?)
       вы можете оставлять активную ссылку на источник 
    Все статьи


    Интервью




    Публикую статью Алексея Королькова с видеокомментарием
    все интервью


    О проекте      Реклама       Подписка       Контакты       Rambler's Top100 Яндекс цитирования ©2000-2011, HRM