HR-система - «Это и правда действует!»

HR-система - «Это и правда действует!»

О необходимости внедрения HR-системы, особенностях внедрения в России, важности вовлеченности в проект HR-директоров и других составляющих успешного проекта рассказывает Сергей Кравченко, директор по консалтингу российского подразделения компании CIBER, одного из крупнейших интеграторов бизнес-систем в мире и в России.

О преимуществах HR-систем для крупных компаний.

Преимущества от внедрения информационной системы есть всегда, тем более в крупных компаниях. Объяснять, что это действительно так, в текущем веке излишне - уже давно все пользуются компьютерами, мобильными устройствами и т.п. Компания как единый организм также должна пользоваться современными технологиями, как минимум для того, чтобы быть не хуже конкурентов. А для того, чтобы быть лучше всех, нужно пользоваться самыми лучшими и передовыми технологиями.

Но, естественно, кроме общих слов «нужно» можно привести более реальные преимущества, которые получают компании от внедрения систем А-класса^** Системы А-класса производятся мировыми лидерами в области создания решений для бизнеса и представляют собой программное обеспечение, полностью отвечающее потребностям предприятий из различных секторов экономики в той области, для которой разработано решение (например, управление человеческим капиталом)..

Самым главным преимуществом, как мне кажется, является управляемость. Это хорошее и емкое слово. В «Википедии» написано: «Управляемость: в теории корабля — способность корабля быть поворотливым и одновременно устойчивым на курсе». Чем это не характеристика крупной и успешной компании? Любой руководитель хочет, чтобы его компания была поворотливой, быстрой, изменяемой, но при этом стратегический курс должен уверенно выдерживаться. Без информационной системы это невозможно. Как зафиксировать цели? – выполнить планирование. Как проверить достижение? – быстро и точно получить результаты работы, а это невозможно без серьезной аналитической системы. Тут не годятся «кусочные» решения, не годятся разрозненные базы, не годятся разные процессы в разных частях компании. Со всеми перечисленными болезнями позволит справиться единая мощная информационная система.

Несколько примеров из жизни:

ГК «Виктория» - крупная розничная сеть, представленная в нескольких регионах – Москва, Калининград, Санкт-Петербург. Компания перед внедрением имела несколько различных платформ, десятки разрозненных баз, специфичные процессы в различных регионах. Для получения консолидированной информации по всей Группе компаний уходили дни и недели. Проект в компании включал все направления деятельности и большой объем функционала, в том числе и HR. После начала использования HR-системы для получения информации уже требовались минуты. Руководство компании теперь может получать информацию в любом разрезе и с любой детализацией, как по всей Группе компаний в целом, так и по каждому сотруднику в частности.

Компания «ТНК-BP» - одна из ведущих нефтяных компаний России. Компания имеет большое количество обособленных подразделений, которые представляют различные направления деятельности. Перед началом проекта в компании было несколько различных баз данных, часть процессов управления персоналом достаточно сильно отличались между подразделениями компании. В процессе внедрения HR-системы был разработан единый корпоративный шаблон, который привел к единому стандарту процессы кадрового учета и расчета заработной платы во всех подразделениях компании. Естественно, управляемость компании значительно повысилась.

О внедрении HR-систем для средних компаний с численностью персонала 200-500 человек.

Естественно, отличия между системами, внедряемыми в крупные и средние по числу персонала компании, существуют. Вернее, есть ряд процессов, универсальных для компании любого размера, например, везде есть кадровый учет, все компании рассчитывают зарплату и платят налоги. Но есть и отличия. Крупные компании требуют более сложные системы, например, для формирования преемственности персонала или, допустим, для того, чтобы иметь свои программы внутреннего обучения. Так что сказать, что отличий нет – неверно. Меняется объем и, соответственно, затраты на внедрение. Оправдано или нет внедрение системы А-класса для компании 200-500 человек – вопрос непростой, это больше зависит от стратегических планов компании. Лично я считаю, что как только компания задумывается не только о сиюминутных выгодах, а строит планы на три-пять лет вперед, значит, пришло время думать и о системе, которая будет покрывать все необходимые процессы компании, при этом не ограничивая ее в дальнейшем развитии системы. Система такого уровня может быть локомотивом. Причем в самом начале пути его мощность будет использоваться лишь на 70-80%, но запас прочности будет колоссальным, и в дальнейшем движение будет целенаправленным и устойчивым. Тогда и понадобятся все возможности системы, и они будут доступны без серьезных дополнительных разработок.

О наиболее востребованных функциях решений HR-систем.

Буквально только что мы обсудили, что есть базовые процессы, необходимые всем компаниям и дополнительные функции. Точно так же, как с автомобилем. Пока нет рамы, колес и мотора, это будет не автомобиль, а велосипед или ручная тележка. Если есть базовые части – то это машина. Но удовольствие от езды вы получите, лишь когда к колесам добавятся удобные кожаные сидения, музыка, кондиционер. Точно также и в автоматизированной системе А-класса. Вам всегда нужны базовые процессы – «Администрирование персонала», «Организационный менеджмент», «Учет рабочего времени» и «Расчет заработной платы». Если это есть – компания «поедет». После того как машина начнет устойчиво набирать скорость и не крениться на поворотах, можно ее улучшить – внедрить модули «Управление талантами», «Планирование затрат по персоналу», «Подбор персонала», «Менеджмент вознаграждений», «Единую систему самообслуживания», «Система управления обучением». Это позволит получать реальные конкурентные преимущества. Сотрудники начнут осознавать, что у них есть личные утвержденные планы, они будут мотивированы в своей работе, а руководство сможет строить планы по персоналу. Все больше и больше компаний заинтересованы во внедрении не только «базового» пакета, а в получении от системы всех возможных преимуществ.

О преимуществах HR-систем А-класса перед самописными разработками и другими системами.

Самописные системы… Я очень рад за компании, которые готовы выполнить разработку для себя системы «с нуля» - у них много денег, времени и ресурсов. Но лично я считаю, что лучше все эти деньги, ресурсы и время вложить в основной бизнес - в торговлю или производство. Опять пример – только очень богатые или очень нестандартные люди шьют одежду на заказ. Это дорого и долго. С самописными системами все точно так же: да, вы получите ровно то, что хотите, но за какие деньги и в какие сроки? Да и результат очень сильно зависит от разработчика: не заболел ли он, не перекупила ли его компания-конкурент. Стандартный программный продукт может быть внедрен в стандартные сроки, со стандартным бюджетом и стандартным ожидаемым результатом. Может, мы не хотим быть «стандартными», но это однозначно проще. Выражайтесь в основном бизнесе, а не в обслуживающем, коим является IT.

О длительности проекта.

Обычно длительность, я бы сказал, составляет от четырех до девяти месяцев. Я говорю только о базовых процессах. Развитие системы занимает больше времени. Почему разброс такой большой, если речь идет только о «стандартных сроках»? Всё очень просто. Внедрение новой системы – это работа двух сторон: внедренца и принимающей компании. Внедренец готов сделать все от него зависящее за четыре месяца. Принимающая компания добавляет разброс. Насколько быстро принимаются решения на проекте, насколько согласованный бизнес во всех уголках компании, насколько качественные данные, как быстро обучаются сотрудники - ответы на эти вопросы влияют на итоговый срок внедрения.

О снижении издержек компании и повышении эффективности работы персонала.

Системы не только могут снизить издержки и повысить эффективность работы сотрудников, но и должны это делать. Как в телемагазинах говорят: «Это и правда действует!».

Примерно через 3-4 месяца, когда пройдут все сложности переходного периода, все вернутся из отпусков и взглянут на то, что получилось, свежим взглядом, они увидят, что компания получила единые процессы во всех отделах, службах, или департаментах. Пересчитаны все люди, определена организационная структура, есть единая структура оплаты труда, ведется учет по всем отработанным часам каждого работника, доступна аналитика во многих разрезах. Разве это не эффективность? Вскрыты и устранены все непонятные процессы, увеличивающие затраты компании. Разве это не снижение издержек?

По результатам каждого проекта мы стараемся оценить экономическую эффективность. И результаты не устают нас радовать - в среднем за год компания окупает проект по внедрению и, начиная со второго года, получает «чистую прибыль». Покажите мне банк, который дает такие проценты. Не поверите, но внедрение информационной системы - это действительно выгодно.

О важности вовлеченности в проект внедрения топ-менеджмента различных подразделений.

Внедрение системы – работа, требующая ресурсов всех уровней и направлений. Я считаю, что нужна вовлеченность и генерального директора, и ИТ-директора, и HR-директора. Каждый выполняет свои роли. Генеральный директор участвует в ключевых встречах (пару раз в месяц) для решения глобальных вопросов. Ни для кого не секрет, что при внедрении большой информационной системы приходится менять процессы компании, причем процессы иногда самого высокого уровня. Это не прихоть, а обоснованная потребность – вскрываются бизнес-процессы, которые работали по накатанной, но давно уже перестали быть эффективными. Нужно это менять, и генеральный директор - незаменимый помощник в таких процессах. Относительно роли ИТ-директора все просто. Команда внедрения на 50% состоит из ИТ-сотрудников, также под проект закупаются новые сервера, новое ПО требует поддержки и т.п. - эти задачи находятся в ведении ИТ-директора или, как минимум, под его контролем. Роль HR-директора также ясна. Если внешние и внутренние консультанты произведут настройку системы и даже загрузят данные, но главный потребитель не вовлечен в процесс… Все понимают, что вся работа может быть выполнена зря, и пользователей у системы не будет.

Так что вовлеченность нужна на всех уровнях. Куратором же проекта назначается обычно или ИТ-директор или HR-директор, это уже как решит генеральный.

О сложностях, возникающих во время проекта.

Сложности – они почти всегда одни и те же. К сожалению, многие люди идут к врачу, когда уже невмоготу. Точно так же и внедрение системы часто начинается, когда компания на грани. На грани чего? Подошел порог производительности старой системы. Время, требуемое на ежедневные операции, приближается к 24 часовому рабочему дню. Руководители ожидают отчетов по нескольку недель. Менеджмент не понимает, кому и за что он платит. Много причин.

Естественно, все эти проблемы должны быть разрешены за короткий срок проекта. Но это ожидаемые и понятные проблемы, с которыми бороться интересно. Хуже, если проблемы возникают с коммуникациями. Пример – проект нужен ИТ-директору, а HR хочет работать по старинке, но получил «задачу» от генерального. Или наоборот HR – заинтересован, а для ИТ – это лишние работы, новые системы, потом поддержку еще осуществлять. Бывают и более мелкие коммуникационные проблемы, например, на уровне согласованных действий отдела кадров и отдела по расчету заработной платы.

Проблемы согласования - документ читают пять сотрудников из разных отделов, но никто не хочет согласовывать полный текст, каждый отвечает за кусочек, руководитель более высокого уровня сомневается, требует уточнений. Начинается новый виток согласования и так далее.

Проблемы данных - даже если есть качественная система и обученные пользователи, без хороших данных невозможно начать работу. В некоторых компаниях эта проблема выходит на первый план и отнимает очень много времени и ресурсов.

Решения для всех ситуаций существуют, когда обе стороны - и исполнитель, и заказчик - преследуют одну главную цель: успешный запуск проекта.

Об интересных проектах.

Каждый проект интересен по-своему, именно поэтому мне нравится моя работа, и я получаю удовольствие от каждого успешно законченного проекта. Вспоминать все интересные и забавные истории – это целая книга может получиться.

О специфике внедрения в различных отраслях.

Я бы сказал, что специфика есть везде, и простых отраслей не существует. Естественно, больше сложностей, если компания имеет обширные направления бизнеса, различные формы трудовых отношений, способы учета рабочего времени, алгоритмы оплаты труда и т.д. Все это понятно и очевидно.

Об особенностях внедрения HR-решений в российских компаниях.

Российская специфика точно существует, и разрыв с иностранными внедрениями иногда не укладывается в голове. За рубежом стандартной практикой является внедрение за 2-4 месяца. Пришли, развернули «коробку», обучили пользователей, загрузили стандартные данные и убежали на новый проект. На российских проектах так не получается, все происходит как в анекдоте - «а поговорить?». То есть, просто необходимо проговорить со всеми заинтересованными и не очень людьми все документы, пройти все процедуры согласования, совместить в проекте ИТ-консалтинг и бизнес-консалтинг (это отдельная большая тема для обсуждения). В конце убедить заказчика, что то, что получилось, это именно то, о чем он мечтал. Все это следует из отсутствия привычки использовать информационные технологии в HR-деятельности. Но со временем это проходит. И если еще три года назад проект быстрее года не получался, то сейчас 6 месяцев - уже вполне нормальный срок. Все выросли - и заказчики, и исполнители - это очень радует.

О том, что необходимо иметь в виду при выборе HR-системы.

Есть хорошее выражение – главными и единственными составляющими успешного проекта являются три вещи: качественный программный продукт, качественная компания–поставщик услуг, качественная внутренняя команда. Итого, для успешного проекта выбирайте лучший софт, мы предлагаем своим клиентам именно такой. Выбирайте наиболее опытного внедренца и, обязательно, очень тщательно создавайте внутреннюю команду – не жалейте на нее средств. И тогда через год вы не узнаете свою компанию – естественно, перемены будут к лучшему.

^* Системы А-класса производятся мировыми лидерами в области создания решений для бизнеса и представляют собой программное обеспечение, полностью отвечающее потребностям предприятий из различных секторов экономики в той области, для которой разработано решение (например, управление человеческим капиталом).

Оставить комментарий