сделать домашней  добавить в избранное  карта сайта RSS
 

Вебинары HRM.RU

Прогноз эффективности кандидатов на основе тестов
Начало 26.05.2017 12.00 (по московскому времени)

Полный список вебинаров

События

полный список

Последние обсуждения

  26.09.2019 16:41:06
Новый уровень безопасности дыхания
  30.08.2019 14:26:41
Worldskills International и 3М запускают новый совместный проект «Образование во имя будущего»
  30.08.2019 11:33:40
Молодые профессионалы за устойчивое будущее
  24.08.2019 14:36:18
Научные эксперименты, продуктовые тесты и мировые технологии для молодых профессионалов
  09.08.2019 16:18:31
Только оригинальные СИЗ обеспечивают гарантированную защиту


Опросы
  Актуальные направления работы HR вашей организации 2017
Все опросы


Эффективная организация совещания


Эффективная организация совещания

Важнейшая задача менеджера в условиях кризиса — эффективное управление изменениями: инициация, реализация и завершение процесса преобразований. Для того чтобы нахождение путей решения проблем был успешным, менеджеру нужно уметь грамотно проводить совещания.

Тематические разделы:
Стратегический HR : Личная эффективность менеджера : Эффективная коммуникация
Статьи
Общий менеджмент
Психология, теории HR

Источник: HR-Лига

Автор: Клюев Игорь, Авраменко Анна

Дата публикации: 31.01.2011



Эффективная организация совещания

Важнейшая задача менеджера в условиях кризиса — эффективное управление изменениями: инициация, реализация и завершение процесса преобразований. Для того чтобы нахождение путей решения проблем был успешным, менеджеру нужно уметь грамотно проводить совещания, поддерживая высокий уровень личной вовлеченности каждого участника.

Даже в ситуации «падения» рынков и снижения покупательной способности населения многие отечественные предприятия смогли предложить потребителям новые продукты и услуги — более дешевые аналоги западных образцов, не уступающие им по качеству. Это позволило не только сохранить объем продаж, но и увеличить прибыль и даже создать новые рабочие места.

Как же удалось это сделать? Для того чтобы выжить и расти во время кризиса, эти предприятия смогли провести серьезную реорганизацию, преодолев неизбежное сопротивление работников. Чтобы найти эффективные способы выхода из затруднений, руководитель должен задействовать творческий потенциал команды управленцев и всего коллектива, инициировать изменения, предложить усовершенствования бизнес-процессов, провести организационные изменения.

Важным инструментом управления являются совещания (планерки, летучки, пятиминутки): во многих компаниях присутствие на них отнимает львиную долю времени топ-менеджеров. При этом руководители не только принимают участие в совещаниях, но и сами их организуют.

Если совещание не планируется заранее, оно нередко оказывается для участников напрасной тратой времени. Бесконечные, а главное бесполезные совещания — характерная примета «бюрократической» корпоративной культуры. В организации с такой культурой работники, обладающие высоким профессионализмом и способностями руководить людьми, нередко отказываются становиться руководителями. При этом очень важным мотивом нежелания быть зачисленным в кадровый резерв для карьерного продвижения выступает нежелание терять время на подобного рода «заседаниях».

Эффективное совещание — это групповая работа, в процессе которой руководитель:

  • получает от участников нужную информацию;
  • ставит перед подчиненными цели и задачи (дает задания);
  • информирует сотрудников о принятых решениях;
  • организует коллегиальное принятие решений.

    Для того чтобы совещание прошло эффективно, необходимо:

  • определить цель/сформулировать, какой результат нужно получить;
  • определить, кто из сотрудников должен принимать участие в совещании;
  • своевременно проинформировать участников совещания о повестке дня;
  • определить, что должны подготовить участники к совещанию;
  • установить критерии, по которым будут оцениваться предложенные варианты решений.

    Отсутствие этапа подготовки приводит к тому, что:

  • на совещание приходят не разбирающиеся в проблеме/не владеющие нужной информацией работники;
  • значительно увеличивается время на обсуждение;
  • обсуждаются «спонтанные» решения — те, которые первыми пришли в голову;
  • решение проблемы не находится;
  • принятое решение не исполняется;
  • принимаются неэффективные с точки зрения бизнеса решения;
  • участники не включаются в совместную работу.

    Во время кризиса руководители гораздо чаще сталкиваются с непредвиденными ситуациями, сложными бизнес-проблемами. Для поиска действенных решений в таких случаях эффективны «проблемные» совещания.

      Типы совещаний

      Инструктивное. Задача — обеспечить своевременное выполнение распоряжений, передачу подчиненным необходимых сведений (информация поступает сверху вниз).

      Оперативное. Задача — оперативно получать данные о текущем состоянии дел в компании (информация поступает снизу вверх).

      Проблемное. Задачи — включить участников в процесс поиска новых возможностей и обсуждение путей решения проблем; обеспечить высокий уровень личной вовлеченности каждого.

    Проблемное совещание — это групповая форма работы, которая помогает:

  • найти способы преодоления затруднений/решения сложных задач (производственных, технических, финансовых и др.);
  • рассмотреть перспективы развития организации;
  • обсудить инновационные проекты и т. д.

    Результатом работы группы должно стать принятие коллегиального решения. К особенностям проблемного совещания следует отнести:

    1) отсутствие готовых алгоритмов решения проблем;
    2) активное вовлечение всех участников в процесс изменений;
    3) как правило, жесткие временные ограничения.

    Для повышения уровня вовлеченности участников в процесс обсуждения, поиска вариантов и принятия решения руководитель может:

  • определять желательные роли1 в команде и подбирать участников, которые могут их исполнять;
  • гибко менять формы работы (групповые дискуссии, высказывание участниками своего мнения по обсуждаемому вопросу, работа в микрогруппах);
  • прояснять позиции участников обсуждения, фиксировать выводы, «визуализировать» процесс обсуждения (использовать схемы, диаграммы, графики и т. п.), резюмировать итоги дискуссии;
  • объединять участников в микрогруппы, с тем, чтобы каждая группа проработала один из пунктов плана совещания и презентовала свои результаты;
  • вводить элемент состязательности: предлагать нескольким микрогруппам разработать альтернативные решения/сценарии, а затем совместно их обсудить и т. п.

      При подготовке совещания руководитель должен:
        1. Сформулировать тему совещания, сделать краткий анализ ситуации, описать суть проблемы.
        2. Точно определить цель совещания.
        3. Сформулировать ожидаемый результат и критерии для принятия решений.
        4. Составить список участников совещания.
        5. Определить место и время его проведения, согласовать время с участниками.
        6. Составить регламент совещания (повестка и временные рамки).
        7. Своевременно проинформировать участников о проведении совещания (при подготовке информационного письма особое внимание следует уделить описанию индивидуальных заданий для участников).
      Во время проведения совещания руководитель должен:
        1. Придерживаться повестки дня.
        2. Заслушать каждого участника — в соответствии с регламентом.
        3. Организовать процесс обсуждения.
        4. Контролировать соблюдение регламента.
        5. Обсудить каждый из предложенных вариантов.
        6. Принять итоговое решение (сформулировать окончательный вариант).
        7. Выдать каждому участнику задание и наметить срок контроля их исполнения.
    Организация работы группы подчиненных во время проведения проблемного совещания — творческая, но достаточно сложная задача. Типичные ошибки новичков:
  • излишняя вовлеченность в работу группы (руководитель увлекается процессом обсуждения и поиска новых идей, забывая о необходимости управлять процессом);
  • отсутствие подготовки;
  • негибкое следование предварительно составленному плану (процесс обсуждения не корректируется с учетом новых данных, новых идей и т. п.);
  • недостаточное разнообразие в подборе участников совещания;
  • потеря контроля (за эмоциональным состоянием участников совещания, за временем, процессом обсуждения и т. п.).

      Никогда не доказывай своего мнения громко и с жаром, даже если в душе ты убежден в своей правоте, — выскажи его скромно и спокойно, ибо это единственный способ убедить.
    Честерфилд

    Чтобы эффективно проводить проблемные совещания, руководителю необходимо развивать следующие компетенции и навыки:

  • умение фиксировать и визуализировать материал обсуждений группы в виде схем, отражающих суть обсуждаемой проблемы;
  • умение фасилитировать2 процесс обсуждения, используя методы активного слушания;
  • умение резюмировать и подводить итоги обсуждения;
  • умение задавать конструктивные вопросы, которые помогают группе в поиске решения;
  • навыки проведения презентаций;
  • умение управлять своим эмоциональным состоянием;
  • способность понимать эмоциональное состояние других людей;
  • умение завоевывать доверие сотрудников;
  • умение убеждать других в необходимости изменений;
  • умение оказывать влияние на участников обсуждения;
  • умение оказывать поддержку сотрудникам — вдохновлять, воодушевлять, стимулировать и др.

    Можно выделить ряд критериев, на основании которых совещание считается успешным:

  • участники активно включились в групповое обсуждение;
  • каждый человек смог выразить свое мнение, его идеи и предложения были услышаны остальными;
  • руководитель обобщил мнения и ценные предложения всех участников совещания;
  • найден способ решения проблемы;
  • разработан план дальнейших действий;
  • результат групповой работы получил одобрение вышестоящего руководства, акционеров или коллектива предприятия.

    Принятые во время проведения проблемного совещания решения следует донести до топ-менеджеров и остальных сотрудников.

    Необходимо помнить, что важнейшее условие успешности групповой работы — доверие людей к руководителю, которое можно заслужить только профессионализмом и высокими моральными качествами.
    __________________
    1 Р. М. Белбин (Raymond Meredith Belbin) — специалист в области оценки и развития управленческих команд, определяет роль как «полезную модель поведения в команде». Автор выделил девять типичных ролей:

    Роль
    Положительные характеристики
    Функции в команде
    Возможные слабости
    Генератор идей
    креативность, воображение, гибкость, критическое мышление решает сложные проблемызамкнутость, одержимость своими идеями
    Исследователь
    экстраверсия, энтузиазм, общительностьвидит возможности, развивает контактычрезмерный оптимизм, теряет интерес, когда первоначальный энтузиазм проходит
    Координатор
    решительность, активность, ориентированность на конечный результат, организаторские способностимотивирует команду, распределяет задачи, устанавливает приоритеты, ставит целичасто воспринимается как манипулятор
    Творец
    энергичность, способность к полной самоотдачеоспаривает, подвергает сомнению, оказывает давлениесклонность к провокациям, задевает чувства других людей
    Эксперт
    рассудительность, благоразумность, проницательностьоценивает возможности, дает оценку ситуациинедостаток напористости, неумение воодушевлять других
    Дипломат
    общительность, доброжелательность, мягкость в решениях и высказыванияхподдерживает в команде позитивную атмосферу, предотвращает конфликтынерешительность в сложных ситуациях
    Реализатор
    старательность, организованность, усердие, умение доводить дело до концавоплощает идеи в реальность, следит за сроками и качеством выполнения работынедостаток гибкости; медленно реагирует на новые возможности
    Исполнитель
    консервативность, обязательность, исполнительностьдоводит дело до концасклонен к беспокойству, неохотно делегирует полномочия
    Специалист
    целеустремленность, преданность своему делупредоставляет знания и умения по специфическим вопросамкомпетентен только в узкой сфере, чрезмерно сосредоточен на технической стороне дела

    2 Фасилитация (англ. facilitate — облегчать, помогать, способствовать) — помощь группе в достижении поставленных целей, выполнении определенного задания, решении проблемы или достижении соглашения и т. п. Суть работы фасилитатора — повышение эффективности работы группы за счет:

  • вовлечения в процесс обсуждения всех участников, усиления их заинтересованности, раскрытия потенциала;
  • помощи участникам в понимании и принятии различных точек зрения;
  • развития сотрудничества;
  • управления групповой динамикой;
  • обеспечения в процессе обсуждения психологически безопасной атмосферы;
  • помощи всем членам группы в осознании стоящих перед ними общих целей;
  • помощи в достижении консенсуса.
  • Share |

     

    Версия для печати     Обсудить на форуме

    Читайте также

    Техники элегантной защиты от манипуляций
    Техники элегантной защиты от манипуляций

    Представляем вам несколько действенных коммуникативных техник и методов защиты, которые вы с успехом можете применять в ситуациях, когда вами манипулируют.


    Как говорить, чтобы собеседник «видел» вас на расстоянии
    Как говорить, чтобы собеседник «видел» вас на расстоянии

    Для успешного диалога на расстоянии нужно выработать стратегию поведения, где будут присутствовать не только методы воздействия словом, но и имеющиеся в наличии паралингвистические методы: темп речи, тембр и интонация голоса, и др.


    Приемы захвата и удержания внимания аудитории
    Приемы захвата и удержания внимания аудитории

    Понимание речи на слух — действительно довольно трудная задача, и ее надо максимально упростить для слушателей. Выработан целый ряд эффективных практических приемов захвата внимания аудитории. Практически все эти приемы может применить даже начинающий оратор.


    Факторы эффективности убеждения
    Факторы эффективности убеждения

    Cуть убеждения заключается в том, чтобы с помощью логических аргументов сначала добиться от человека внутреннего согласия с определенными умозаключениями, а затем на этой основе сформировать и закрепить новые установки (или трансформировать старые), соответствующие поставленной цели.

    Имя 
    Пароль  забыли?
    Присоединяйтесь!

    Новые материалы

       Названы самые высокооплачиваемые вакансии в Башкирии
       Не все профессии равны. Вчерашние школьники идут в телевизионщики и PR
       Новочебоксарские безработные граждане обучаются востребованным профессиям
       Где в Уфе заработать 100 тысяч рублей в месяц
       Сколько в среднем получают владимирские врачи?


    Последние комментарии

      
       мне приятно Вас читать 99 % читаемое мной - мусор... А на ваших постах глаза отдыхают 
       Действительно, Эдуард, что это я! Всё ещё hr, всё ещё пишу - с удовольствием вернусь)))
       Марина, вы вернетесь к нам или уже все?)
       вы можете оставлять активную ссылку на источник 
    Все статьи


    Интервью




    Публикую статью Алексея Королькова с видеокомментарием
    все интервью


    О проекте      Реклама       Подписка       Контакты       Rambler's Top100 Яндекс цитирования ©2000-2011, HRM