сделать домашней  добавить в избранное  карта сайта RSS
 

Вебинары HRM.RU

Прогноз эффективности кандидатов на основе тестов
Начало 26.05.2017 12.00 (по московскому времени)

Полный список вебинаров

События

полный список

Последние обсуждения

  26.09.2019 16:41:06
Новый уровень безопасности дыхания
  30.08.2019 14:26:41
Worldskills International и 3М запускают новый совместный проект «Образование во имя будущего»
  30.08.2019 11:33:40
Молодые профессионалы за устойчивое будущее
  24.08.2019 14:36:18
Научные эксперименты, продуктовые тесты и мировые технологии для молодых профессионалов
  09.08.2019 16:18:31
Только оригинальные СИЗ обеспечивают гарантированную защиту


Опросы
  Актуальные направления работы HR вашей организации 2017
Все опросы


Должностной и численный состав службы делопроизводства


В действующих нормативно-методических документах закреплены типовые структуры делопроизводственных служб, определены их функции, разработаны унифицированные требования к таким организационным документам, как положение о службе делопроизводства и должностная инструкция, которые являются инструментом разграничения функций между отдельными работниками в конкретной организации.
Тематические разделы:
Трудовое право и делопроизводство
Трудовое право и делопроизводство : Штатное расписание
HR-Менеджмент : Стратегический HR : Функционал HR
Психология, теории HR : Организация труда
Статьи : Социально-трудовые отношения

Источник: ''Управление персоналом'' #7, 2000

Автор: Л. Санкина

Дата публикации: 18.12.2000


Известно, что организация труда включает решение следующих задач:

  • разработка организационной структуры;
  • разграничение функций между структурными подразделениями и отдельными работниками;
  • нормирование труда работников;
  • регламентация численного и должностного состава работников;
  • повышение квалификации;
  • рациональная организация рабочих мест.

    В действующих нормативно-методических документах закреплены типовые структуры делопроизводственных служб, определены их функции, разработаны унифицированные требования к таким организационным документам, как положение о службе делопроизводства и должностная инструкция, которые являются инструментом разграничения функций между отдельными работниками в конкретной организации.

    Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были установлены Единой номенклатурой должностей служащих, разработанной в 1967 г. Госкомитетом по труду и социальным вопросам. Наряду с этой номенклатурой наименования должностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении зарплаты в различных отраслях народного хозяйства.

    В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», последнее издание которого разработано Институтом труда и утверждено Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г.

    Согласно этим нормативным документам, по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

    Руководители — к этой категории отнесены должности заведующего службой делопроизводства (т.е. заведующий канцелярией, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующий архивом, центром подготовки документов, копировального бюро и т.д.). Наименование должности складывается из слова “начальник” (или “заведующий”) с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% от общего числа делопроизводственного персонала.

    Специалисты — в эту категорию попадают помощники руководителя, документовед, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Существует возможность устанавливать должность старшего специалиста; при этом соотношение между старшими специалистами и специалистами 2 : 1. В последнее время слово “специалист” стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурируют такие должности, как “специалист”, “ведущий специалист”, “специалист 1-й категории” или “специалист 2-й категории”, а не инспектор или старший инспектор.

    Технические исполнители — экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

    Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

    Наименования должностей, включаемых в квалификационные справочники, рассматриваются как базовые. Они могут уточняться на стадии составления штатного расписания за счет добавления к названию должности (помощник, ведущий, старший), например, старший инспектор, старший техник. Такие уточнения принято делать в тех случаях, когда специалисты или технические исполнители, помимо своих должностных обязанностей, еще выполняют руководство другими исполнителями. Должность старшего в штатное расписание рекомендуется вводить и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает какой-то участок работы, для которого нецелесообразно создание в организационной структуре службы делопроизводства отдельного структурного подразделения.

    Среди различных норм труда, применяемых для организации трудовой деятельности в сфере делопроизводства, используют нормы времени и нормы численности. Норма численности определяет численность работников, необходимую для выполнения определенного объема работы. Известны две методики расчета численности работников службы делопроизводства.

    Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства:

    Ч = 0,00016 х Д0,98 х Р0,1,

    где

    0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан НИИТруда опытным путем);

    Д — объем документооборота;

    Р — численность работников аппарата управления.

    Следует отметить, что учет объема документооборота относится к типовым функциям делопроизводственной службы, которую обязаны выполнять все организации. Однако практика показывает, что многие делопроизводственные службы вообще не ведут учет количества документов. Встречаются организации, где функция учета выполняется (например, по требованию руководителя), но чисто формально, когда суммируются данные по регистрационным формам за определенный период, и эти цифры рассматриваются как показатель, характеризующий документооборот организации. Такой учет нельзя отнести к достоверному, т.к. при этом не учитываются документы, созданные в структурных подразделениях, количество копий.

    Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный промежуток времени. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

    Подсчет объема документооборота осуществляется на основе данных учета в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки. Кроме того, важно определить все источники поступления и отправки документов в организации — почта, внешние курьеры, телеграф, телетайп, телекс, факсы, электронная почта. Так как обычно ведется учет поступающих и отправляемых документов, то учетные данные суммируются отдельно по каждому виду поступления. Собираются данные и по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

    Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным — многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Значит, при подсчете документооборота следует учитывать количество страниц документа. Кроме того, при подсчете документооборота необходимо учитывать и форматы документов, т.к. применяемые в многих системах документации формы составляются как на форматах А6, так и на форматах А3. Основное правило подсчета документов — однократность. Только при таком тщательном учете возможно применение приведенной методики для расчета делопроизводственного персонала.

    Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства исходя из трудозатрат на выполнение отдельных операций. Нормирование труда представляет собой установление затрат, необходимых для выполнения всего объема работ по какой-либо функции управления. Норма времени определяет необходимые затраты времени одного работника на выполнение единицы работы. Нормы времени измеряются в человекоминутах (человекочасах). Одна из целей нормирования состоит в определении численности работников и их правильной расстановки. Чаще всего для определения численности работников применяют отраслевые нормативы численности. При их отсутствии используют межотраслевые документы по нормированию труда. Межотраслевые нормативные документы по нормированию труда разработаны на делопроизводственные операции (регистрация, контроль, составление номенклатуры дел и др.), на стенографические работы, на работы по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы.

    В этом случае расчет численности проводится по формуле:

    где

    Тн — трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента = 1,1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т.п.);

    Тн.н. — трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем = 114,2 чел.часа);

    Фп.в. — годовой фонд рабочего времени = 1910 часов.

    Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств 12—15%, для промышленных предприятий – 0,5% от общего числа работающих, однако практика показывает, что это соотношение не всегда и не везде выдерживается.

    В нормативах времени на делопроизводственные работы кадровой службы дана еще одна методика расчета численности работников, которая построена на учете трудоемкости работ в течение года. Согласно этим нормативам численность сотрудников кадровой службы определяется по формуле:

    где

    Ч — численность работников, чел.;

    То — суммарная трудоемкость нормируемых работ;

    Фп — полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1910 ч.).

    В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую проводится произвольно, исходя из их реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота – численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в первой организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а во второй – необоснованное сокращение. Как следствие, в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, т.к. специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов, т.е. нехватка делопроизводственного персонала приводит к совмещению функций специалиста и технического исполнителя.

  • Share |

     

    Версия для печати

    Читайте также
    Starbuks трудоустроит 10 тысяч беженцев, пострадавших от указа Трампа


    Принятие стратегических решений и уровни стратегического планирования

    В большинстве источников выделяется две ключевые стадии в процессе принятия решений в организации. 1. Определение проблемы: отслеживается информация о внешней среде и о самой организации с целью определить ее эффективность и выявить причину недостатков. 2. Решение проблемы: рассматриваются альтернативные варианты действий, затем выбирается и внедряется один вариант, который представляется наиболее оправданным.

    Александр Починок о современном трудовом законодательстве РФ: Россия ставит задачи достичь социальных стандартов Европы

    Текст публикуется по материалам выступления на конференции "Требования законодательства РФ по управлению персоналом компании" (26 октября 2001 года). Организатором конференции выступила компания HRC - Human Resource Capital.

    Удаленная работа становится все популярнее. Но не в России

    Как подсчитали во Всемирной организации труда, выпустившей совместный с и Европейским фондом по улучшению условий жизни и труда, в развитых странах доля таких сотрудников на рынке труда составляет 17%, а в ряде стран, в частности в Японии и США, уже достигает почти 40% от всех работающих.

    В России резко выросло число жалоб на невыплату зарплат

    В первом квартале 2017 года в Федеральную службу по труду и занятости и её территориальные органы поступило и было рассмотрено более 113 тыс. обращений граждан. Это на 6% больше, чем за аналогичный период прошлого года
    Имя 
    Пароль  забыли?
    Присоединяйтесь!

    Новые материалы

       Названы самые высокооплачиваемые вакансии в Башкирии
       Не все профессии равны. Вчерашние школьники идут в телевизионщики и PR
       Новочебоксарские безработные граждане обучаются востребованным профессиям
       Где в Уфе заработать 100 тысяч рублей в месяц
       Сколько в среднем получают владимирские врачи?


    Последние комментарии

      
       мне приятно Вас читать 99 % читаемое мной - мусор... А на ваших постах глаза отдыхают 
       Действительно, Эдуард, что это я! Всё ещё hr, всё ещё пишу - с удовольствием вернусь)))
       Марина, вы вернетесь к нам или уже все?)
       вы можете оставлять активную ссылку на источник 
    Все статьи


    Интервью




    Публикую статью Алексея Королькова с видеокомментарием
    все интервью


    О проекте      Реклама       Подписка       Контакты       Rambler's Top100 Яндекс цитирования ©2000-2011, HRM