сделать домашней  добавить в избранное  карта сайта RSS
 

Вебинары HRM.RU

Прогноз эффективности кандидатов на основе тестов
Начало 26.05.2017 12.00 (по московскому времени)

Полный список вебинаров

События

  01.07.2017
Тренинг «Оценка кандидата по компетенциям», Москва, 1 июля
  27.07.2017
Тренинг «Рекрутинг в IT. Практика», Москва, 27 июля
  29.07.2017
Тренинг «Экстремальный подбор или с бюджетом каждый сможет», Москва, 29 июля
полный список

Последние обсуждения

  21.06.2017 10:36:55
Скажите честно, вы уже автоматизировали свой рекрутмент?
  30.05.2017 14:44:13
Помощник HR менеджера
  30.05.2017 9:20:41
Отрицательные отзывы от бывших сотрудников
  29.05.2017 18:22:42
Видеорезюме на позицию начальник отдела корпоративного кредитования в банке
  16.05.2017 23:21:01
Доступ к кабинетам на hh.ru и суперджоба


Опросы
  Актуальные направления работы HR вашей организации 2017
Все опросы


Документальное оформление командировок

      Тематические разделы:
      Трудовое право и делопроизводство
      Трудовое право и делопроизводство : Оформление документов

      Источник: ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

      Дата публикации: 09.11.2007



      Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таково требование Федерального Закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

      В настоящее время Унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление №1).

      Указанные формы должны применяться всеми организациями при направлении работников в командировки.

      С введением новых форм признаны утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 года №26 (пункт 3 Постановления №1).

      В соответствии с Постановлением №1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:

      Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

      Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

      Т-10 «Командировочное удостоверение»;

      Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

      Указанные унифицированные формы обязаны применять юридические лица всех форм собственности (пункт 2 Постановления №1).


      Документальное оформление Приказа (распоряжения) о направлении работника(ов) в командировку (формы Т-9 и Т-9а).

      Форма Т-9 применяется для оформления и учета направления работника в командировку, а форма Т-9а применяется для оформления и учета при направлении работников в командировку. Они отличаются только тем, что форма Т-9 предполагает одно командированное лицо, а в форме Т-9а имеется возможность составить приказ на несколько человек одновременно. В приказе (распоряжении) указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, профессия, должность, а также цель, время и место командировки.

      Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы - другое уполномоченное лицо), а подписывает - руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.

      Постановлением №1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в Книге приказов. Крупные организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации (канцелярии), второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении (цехе, отделе, филиале, представительстве), где работают командированные лица.

      Пример 1.

      ООО «Лазурь», находящееся в Москве, направляет в командировку в ООО «Альфа» (Таганрог) сотрудника планового отдела - менеджера Иванова А.А. с целью заключить договор поставки продукции производственного назначения. Срок командировки - 5 дней (два дня на дорогу и три дня на решение производственных вопросов): с 18 по 22 апреля 2005 года. Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «Лазурь».

      Работник кадровой службы ООО «Лазурь» должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении в командировку (унифицированная форма Т-9).

                                                               --------¬
                                                              ¦  Код  ¦
                                                              +-------+
                                                Форма по ОКУД ¦0301022¦
                                                              +-------+
                      ООО «Лазурь»                    по ОКПО ¦       ¦
      ________________________________________________         L--------
                 (наименование организации)
                                           ----------------T------------------¬
                                           ¦Номер документа¦ Дата составления ¦
                                           +---------------+------------------+
                     Приказ                ¦      001      ¦15.04.2005        ¦
                 (распоряжение)            L---------------+-------------------
      о направлении работника в командировку

      Направить в командировку:
                                                      ----------------¬
                                                      ¦Табельный номер¦
                                                      +---------------+
              Иванова Алексея Александровича          ¦      022      ¦
      ________________________________________________ L----------------
                  (фамилия, имя, отчество)

              плановый отдел ООО «Лазурь» (г. Москва)
      __________________________________________________________________
                  структурное подразделение

                                 менеджер
      __________________________________________________________________
                     должность (специальность, профессия)

                       РФ, г. Таганрог, ООО «Альфа»
      __________________________________________________________________
               место назначения (страна, город, организация)
               --------¬
      Сроком на ¦   5   ¦ календарных дней
               L--------

      с «18»  апреля  2005 года     по «22»  апреля  2005 года

      с целью  заключить договор поставки продукции производственного
             __________________________________________________________
      назначения
      __________________________________________________________________
                                             ООО «Лазурь»
      Командировка за счет средств _____________________________________

      Основание                 служебное задание № 001 от 15.04.2005
      (документ,номер,дата):______________________________________________
                             служебное задание, другое основание, указать

                                директор                Петров Ю.А.
      Руководитель организации  _________   _______  ___________________
                              (должность) (подпись)(расшифровка подписи)

                                                        апреля
      С приказом (распоряжением) __________________ «15» ______ 2005 года
                               (подпись работника)
      ознакомлен

      Окончание примера.

      При направлении в командировку нескольких работников организации одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия в семинарах, учебе и тому подобном оформляется Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по унифицированной форме Т-9а.

      Пример 2.

      ООО «Лазурь», находящееся в Москве, направляет в командировку на ООО «Альфа» (Таганрог) инженера по материально-техническому снабжению Полякова Ю.В. и менеджера планового отдела Иванова А.А. Цель командировки - доставить в организацию продукцию производственного назначения по договору поставки. Срок командировки - 3 дня: с 13 по 15 апреля 2005 года. Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «Лазурь».

      Работник кадровой службы ООО «Лазурь» должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по унифицированной форме Т-9а.

      Унифицированная форма Т-9а

                                                              --------¬
                                                              ¦  Код  ¦
                                                              +-------+
                                                Форма по ОКУД ¦0301023¦
                                                              +-------+
                      ООО «Лазурь»                    по ОКПО ¦       ¦
      ________________________________________________         L--------
                 (наименование организации)
                                           

                                        ----------------T------------------¬
                                        ¦Номер документа¦ Дата составления ¦
                                        +---------------+------------------+
                     Приказ             ¦      002      ¦12.04.2005        ¦
                 (распоряжение)         L---------------+-------------------
      о направлении работников в командировку

      Направить в командировку:

      -----------------------T------------------------T----------------¬
      ¦Фамилия, имя, отчество¦Полякова Юрия Владимиро-¦Иванова Алексея ¦
      ¦                      ¦вича                    ¦Александровича  ¦
      +----------------------+------------------------+----------------+
      ¦Табельный номер       ¦           015          ¦       022      ¦
      +----------------------+------------------------+----------------+
      ¦Структурное подразде- ¦плановый отдел          ¦плановый отдел  ¦
      ¦ление                 ¦                        ¦                ¦
      +----------------------+------------------------+----------------+
      ¦Должность (специаль-  ¦Инженер по материально- ¦Менеджер        ¦
      ¦ность, профессия)     ¦ техническому снабжению ¦                ¦
      +------T-------T-------+------------------------+----------------+
      ¦Коман-¦место  ¦страна,¦РФ, г. Таганрог         ¦РФ, г. Таганрог ¦
      ¦диров-¦назна- ¦город  ¦                        ¦                ¦
      ¦ка    ¦чения  +-------+------------------------+----------------+
      ¦      ¦       ¦органи-¦ООО «Альфа»             ¦ООО «Альфа»     ¦
      ¦      ¦       ¦зация  ¦                        ¦                ¦
      ¦      +-------+-------+------------------------+----------------+
      ¦      ¦дата   ¦начала ¦13.04.2005              ¦13.04.2005      ¦
      ¦      ¦       +-------+------------------------+----------------+
      ¦      ¦       ¦оконча-¦15.04.2005              ¦15.04.2005      ¦
      ¦      ¦       ¦ния    ¦                        ¦                ¦
      ¦      +-------+-------+------------------------+----------------+
      ¦      ¦срок (календар-¦3 (три) дня             ¦3 (три) дня     ¦
      ¦      ¦ные дни)       ¦                        ¦                ¦
      ¦      +---------------+------------------------+----------------+
      ¦      ¦цель           ¦ Доставить в организацию (в ООО «Лазурь»)¦
      ¦      ¦               ¦ продукцию производственно-технического  ¦
      ¦      ¦               ¦ назначения                              ¦
      +------+---------------+------------------------T----------------+
      ¦Командировка за счет  ¦ООО  «Лазурь»           ¦ООО «Лазурь»    ¦
      ¦средств               ¦                        ¦                ¦
      ¦                      ¦                        ¦                ¦
      +----------------------+------------------------+----------------+
      ¦С приказом (распоряже-¦                        ¦                ¦
      ¦нием) ознакомлен      ¦                        ¦                ¦
      ¦подпись работника     ¦Поляков Ю.В.            ¦Иванов А.А.     ¦
      ¦Дата                  ¦12 апреля 2005 года     ¦12 апреля 2005 г¦
      L----------------------+------------------------+-----------------

      Основание:          служебное задание № 002 от 12.04.2005
                _______________________________________________________
                   (служебное задание, другое основание (номер, дата))

                               директор                 Петров Ю.А.
      Руководитель организации __________  _______  ____________________
                              (должность) (подпись)(расшифровка подписи)

      Окончание примера.

      Наиболее распространенным основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку в формах Т-9 и Т-9а является служебное задание (форма Т-10а).


      Оформление служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (форма Т-10а)

      Унифицированная форма Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении.

      С точки зрения хронологии событий сначала оформляется служебное задание, оно подписывается руководителем организации, в котором работает командированный работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9 или Т-9а. Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).

      По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе, который согласовывает с руководителем структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма Т-10) и авансовым отчетом. Таким образом, служебное задание является завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу организации, либо возмещение работнику организации понесенных расходов (если они превысили ранее выданный аванс).

      Проверку авансовых отчетов с точки зрения наличия первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления проводит работник бухгалтерии.

      Проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки выполняет руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания применяется унифицированная форма Т-10а.

      Пример 3.

      Составим служебное задание и отчет о его выполнении для командировки Иванова А.А., менеджера договорного отдела ООО «Лазурь» (Москва), который направлялся в командировку на ООО «Альфа» (Таганрог) для заключения договора поставки продукции производственного назначения. Срок командировки - 5 дней: с 18 по 22 апреля 2005 года (включая время в пути). Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «Лазурь».

      Унифицированная форма Т-10а

                                                           --------¬
                                                           ¦  Код  ¦
                                                           +-------+
                                             Форма по ОКУД ¦0301025¦
                                                           +-------+
                   ООО «Лазурь»                    по ОКПО ¦       ¦
      _____________________________________________         L--------
              (наименование организации)
                                        ----------------T------------------¬
                                        ¦Номер документа¦ Дата составления ¦
                                        +---------------+------------------+
             Служебное задание          ¦      002      ¦15.04.2005        ¦
      для направления в командировку    L---------------+-------------------
         и отчет о его выполнении
                                                   ----------------¬
                                                   ¦Табельный номер¦
                                                   +---------------+
           Иванова Алексея Александровича          ¦      022      ¦
      _____________________________________________ L----------------
                  (фамилия, имя, отчество)


      Структур-
      ное под-
      разделе-ние
      Должность, (специаль-ность, профессия)
      Командировка
      Основание
      Место назначения
      Дата
      Срок
      (календарные
      дни)
      Органи-зация-
      Платель-
      щик
      Страна,
      город
      Органи-зация
      Начала
      Оконча-ния
      всего
      не считая времени нахож-дения в пути
      1
      2
      3
      4
      5
      6
      7
      8
      9
      10
      ООО «Лазурь»
      Менед-
      жер планового
      отдела
      Россия,
      Таганрог
      ООО «Альфа»
      18.04.05
      22.04.05
      5
      (Пять)
      3
      (три)
      ООО «Лазурь»
      Гарантий-ное письмо
      ООО«Альфа»


      Содержание задания (цель)
      Краткий отчет о выполнении задания
      11
      12
      Заключить договор поставки продукции производственного назначения на ООО «Альфа» (Таганрог) для ООО «Лазурь» (Москва)
      Заключен договор поставки продукции производст-венного назначения с ООО «Альфа» (Таганрог) для ООО «Лазурь» (Москва) от 20.04.04 №617

                     начальник
                    планового
      Руководитель     отдела         Кузнецова С.В.          Иванов А.А.
      структурного   _________ _______ ___________  Работник ___________
      подразделения (должность)(подпись)(расшифровка           (подпись)
                                       подписи)

                                директор               Петров Ю.А.
      Руководитель организации  _________  _______  ___________________
                               (должность)(подпись)(расшифровка подписи)

      Заключение о выполнении задания

          Задание выполнено полностью
      __________________________________________________________________

                               начальник планового
      Руководитель структурного        отдела              Кузнецова С.В.
      подразделения             ___________________ _______ ____________
                                     (должность)  (подпись)(расшифровка
                                                              подписи)

      «26» апреля  2005 года

      Окончание примера.


      Оформление командировочного удостоверения (форма Т-10)

      Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.

      Пример 4.

      Оформим командировочное удостоверение на Иванова А.А., менеджера планового отдела ООО «Лазурь» (Москва), который находился в командировке на ООО «Альфа» (Таганрог), с 18 по 22 апреля 2005 года.

      Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица. Все начальные сведения заполняет сотрудник кадровой службы организации, направляющий Иванова А.А. в командировку, а отметки о прибытии и выбытии проставляет организация, куда командированное лицо направляется.

      Унифицированная форма Т-10

                                                              --------¬
                                                              ¦  Код  ¦
                                                              +-------+
                                                Форма по ОКУД ¦0301024¦
                                                              +-------+
                      ООО «Лазурь»                    по ОКПО ¦       ¦
      ________________________________________________         L--------
                 (наименование организации)
                                        ----------------T------------------¬
                                        ¦Номер документа¦ Дата составления ¦
                                        +---------------+------------------+
                                        ¦      15       ¦15.04.2005        ¦
      Командировочное удостоверение      L---------------+-------------------

                                                      ----------------¬
                                                      ¦Табельный номер¦
                                                      +---------------+
                   Иванова Алексея Александровича     ¦      022      ¦
      Работник _______________________________________ L----------------
                       (фамилия, имя, отчество)

             планового отдела ООО «Лазурь» (г. Москва)
      __________________________________________________________________
                  структурного подразделения

                                  менеджер
      __________________________________________________________________
                         должность (специальность, профессия)
         

      командируется в          РФ, г. Таганрог, на ООО «Альфа»
                     __________________________________________________
                        (место назначения (страна, город, организация))

      для  заключения договора поставки продукции производственного
          _____________________________________________________________
                                (цель командировки)
      назначения
      __________________________________________________________________


      на  5 (Пять)  календарных дней (не считая времени нахождения в пути)

      с «18» апреля  2005 года    по «23» апреля 2005 года
           
          Действительно по предъявлении паспорта.

                               директор                 Петров Ю.А.
      Руководитель организации __________  _______  ____________________
                              (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

          Отметки о   выбытии   в   командировку,   прибытии  в  пункты
      назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

      Выбыл из    Москвы                Прибыл в Таганрог
           

      «18» апреля  2005 года             «19» апреля  2005 года

      директор ООО «Лазурь»              директор ООО «Альфа»
      ________________________ _______  ________________________ _______
             (должность)      (подпись)        (должность)      (подпись)

                Петров Ю.А.                      Светлов А.К.
      ________________________________  ________________________________
            (расшифровка подписи)               (расшифровка подписи)
                   М.П.                              М.П.

      Выбыл из        Таганрога          Прибыл в    Москву
                       
      «21» апреля  2005 года             «22» апреля  2005 года
         
      директор ООО «Альфа»                 директор ООО «Лазурь»
      ________________________ _______  ________________________ _______
             (должность)      (подпись)        (должность)      (подпись)

               Светлов А.К.                        Петров Ю.А.
      ________________________________  ________________________________
            (расшифровка подписи)             (расшифровка подписи)
                   М.П.                              М.П.

      Окончание примера.


      Оформление авансового отчета (форма АО-1)

      По возвращении из командировки командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах. В разделе «Подотчет» мы достаточно подробно рассмотрели, каким образом работник заполняет авансовый отчет формы АО-1. И все-таки нелишне будет напомнить…

      Прежде чем выдавать деньги под отчет, необходимо оформить приказ руководителя организации, утверждающий список подотчетных лиц, с указанием назначения расходов и срока, на который подотчетные суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет право тратить полученную сумму денег только на те цели, на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.

      Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

      Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

      Работник, получивший деньги под отчет, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы).

      Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.

      Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель (или уполномоченное на это лицо). Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

      Полностью проверенный отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставятся его должность, дата и подпись с расшифровкой.

      На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

      В связи с оформлением авансового отчета, связанного с командировками, нельзя не остановиться на таком моменте, как оформление авансового отчета по зарубежной командировке работника. Современная экономика России развивается достаточно стремительно, происходит постоянное расширение внешнеэкономических связей российских организаций с партнерами из дальнего и ближнего зарубежья. Естественно, что для успешного ведения бизнеса представители российских компаний достаточно часто выезжают в зарубежные командировки, что, непременно связано с валютой. И если заполнение авансового отчета в рублях особых трудностей не вызывает, то оформление такого документа в иностранной валюте для многих становится проблематичным.

      Отметим сразу, что, направляя работника в командировку за рубеж, организация должна помнить о том, что существуют определенные особенности при оформлении загранкомандировок. Однако, на них мы остановимся кратко, отметим только, что подробно с этим вопросом можно ознакомиться в нашей книге «Командировки». Нас же интересует, как правильно оформить авансовый отчет в иностранной валюте…

      Выезд представителя российской организации в загранкомандировку оформляется приказом руководителя организации. В нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской службе, для расчета сумм, выдаваемых под отчет командированному лицу: страна (либо страны) пребывания, сроки командировки (в том числе в каждой отдельной стране пребывания), каким транспортом осуществляется проезд в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом), а также иная необходимая информация. Именно на основании данного приказа руководителя организации, бухгалтер произведет ориентировочный расчет величины командировочных расходов, которые будут выданы на руки работнику.

      Обратите внимание!

      Размер подотчетных сумм на загранкомандировки определяется одновременно и в валюте РФ – в рублях, и в иностранной валюте.

      Оплата загранкомандировок производится на основе норм, утвержденных приложением к Приказу Минфина РФ от 2 августа 2004 года №64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

      Нормы возмещения расходов по загранкомандировкам установлены в свободно конвертируемой валюте, которую организация может приобрести через уполномоченный банк. Обычно аванс на командировочные расходы выдается работнику в той валюте, в которой установлены нормы возмещения этих расходов. Если же нормы установлены в редко используемых неконвертируемых иностранных валютах, то организация может выдать работнику аванс на командировочные расходы в любой свободно конвертируемой валюте.

      При этом смета командировочных расходов составляется также в свободно конвертируемой валюте, а пересчет, редко используемой неконвертируемой иностранной валюты в свободно конвертируемую, производится через рубли по курсу Банка России на дату выдачи. Если национальная валюта другой страны не конвертируется Банком России, то пересчет расходов, выраженных в этой неконвертируемой валюте, производится по справочному курсу иностранных валют, не котируемых Банком России, или с помощью кросс-курса. Информацию об этих курсах организация может запросить в валютном отделе уполномоченного банка.

      В соответствии с действующими нормами валютного законодательства, а именно подпунктами 9 и 14 статьи 9 Федерального закна от 10 декабря 2003 года №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (Далее по тексту Закон о валютном регулировании)* валютные операции между резидентами запрещены, за исключением (в том числе):

      а) операций при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операц·й при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой;

      б) операций по оплате и (или) возмещению расходов, связанных со служебными поездками за пределы территории Российской Федерации работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

      В том случае, если организация, отправляющая работника за границу, не имеет необходимого количества валютных средств на своем счете, то приобрести валюту она может через уполномоченные банки, такое правило установлено пунктом 1 статьи 11 закона о валютном регулировании:

      «Купля-продажа иностранной валюты и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в Российской Федерации производится только через уполномоченные банки.»

      Порядок купли-продажи иностранной валюты через уполномоченные банки в связи с введением Федерального закона от 10 декабря 2003 года №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не претерпел особых изменений.

      При получении иностранной валюты на загранкомандировку, организация должна обратить внимание на следующие моменты:

      · снять валюту с валютного счета организация может не ранее чем за 10 рабочих дней до убытия работников в командировку за рубеж;

      · основанием для выдачи уполномоченным банком наличной иностранной валюты является Заявление организации, в котором в обязательном порядке указываются номера и даты приказов о командировании работника за границу.

      Заявление, предоставляемое в банк, оформляется организацией, командирующей работника за рубеж, на основании следующих документов:

      · приказа о направлении работника в служебную командировку за пределы Российской Федерации (мы уже отмечали, какая информация отражается организацией в таком приказе);

      · приказа (распоряжения) руководителя организации о норме суточных командируемому лицу.

      После представления заявки, но не ранее чем за 10 дней до даты убытия в командировку командируемого лица, банк выдает требуемую сумму наличной валютой или дорожными чеками с одновременной выдачей справки по форме 0406007 на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц. Справка является основанием для вывоза из Российской Федерации наличной иностранной валюты и дорожных чеков командируемыми лицами. В организации обязательно ведется Журнал учета справок по форме 0406007.

      После получения наличной валюты в обслуживающем банке ее необходимо принять к учету в кассу организации. Поступление валюты в кассе оформляется приходный кассовый ордер унифицированной формы. Аналогично с рублевым приходом движение наличных валютных денежных средств следует отражать в кассовой книге, книге приходных кассовых ордеров или книге расходных кассовых ордеров соответственно. В кассовой книге указывается не только сумма в валюте, но и сумма по валютному кассовому ордеру, переведенная в рубли по курсу Банка России на данный день, а при подведении итогов за день - по каждой валюте отдельно, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумма всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли). При изменении курса валют отдельной строкой в приход либо в расход записывается курсовая разница. К кассовым документам подшивается справка по расчету курсовой разницы.

      В бухгалтерском учете затраты организации по покупке иностранной валюты в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 года №33н признаются операционными расходами.

      При получении иностранной валюты бухгалтер организации сделает в учете такую запись:



      Корреспонденция счетов
      Содержание операции
      Дебет
      Кредит
      50 «Касса»
      52 «Валютный счет»
      Наличная иностранная валюта поступила в кассу организации

      При необходимости, организация может обратиться в банк с просьбой перевести приобретенную валюту в иностранный банк на счет командируемого работника, либо на его имя до востребования. Такая операция в учете организации отражается следующим образом: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 52 «Валютный счет»

      Суммы подотчетных средств, не использованные во время служебной командировки, подлежат сдаче в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента их возврата работником с целью обратной продажи на внутреннем валютном рынке.

      Обратите внимание!

      Если по каким либо причинам, служебная командировка работника, выезжающего за рубеж, откладывается, данное требование должно быть выполнено в течение 5 рабочих дней с даты предполагавшегося отъезда работника.

      Пример 5.

      11 апреля 2005 года ООО «Мелена», направляющая своего представителя в зарубежную командировку, поручила уполномоченному банку приобрести 5000 $, перечислив ему сумму денежных средств в размере 150 000 рублей. Комиссия банка – 3000 рублей.

      12 апреля 2005 года банк приобрел валюту на ММВБ и 13.04.2005 года зачислил указанную сумму на специальный транзитный валютный счет ООО «Мелена». В этот же день организация сняла денежные средства с валютного счета и приняла к учету. Остаток неиспользованных средств был возвращен банком на расчетный счет клинта.

      При этом курс доллара составил:

      12.04.2005 года – 28,30 рублей.

      13.04.2005 года – 28,29 рублей.

      Курс покупки доллара на ММВБ на 12 апреля 2005 года – 28,35 рублей.

      В учете ООО «Мелена» операции по приобретению иностранной валюты будут отражены следующим образом:



      Корреспонденция счетов
      Сумма, рублей
      Содержание операции
      Дебет
      Кредит
      76
      51
      150 000
      Перечислены денежные средства на покупку иностранной валюты
      52-1-3
      76
      141 450
      Валюта зачислена банком на специальный транзитный валютный счет 28,29 руб. х 5000 $ = 141 450 руб.
      91-2
      76
      50
      Отражена отрицательная курсовая разница между курсом ЦБ РФ на дату зачисления и курсом на дату покупки валюты 5000 $ х (28,30 руб. – 28,29 руб.)
      91-2
      91-2
      76
      76
      3 000
      250
      Комиссия банка и убыток от превышения биржевого курса покупки валюты над курсом ЦБ РФ 5000 $ х (28,30 руб. – 28,35 руб.)
      51
      76
      5250
      Зачислены на расчетный счет средства, не израсходованные на покупку валюты 150 000 руб. – 141 500 руб. –3000 руб. – 250 руб. = 5250 руб.
      50
      52-1-3
      141 450
      Наличная валюта поступила в кассу организации
      5000 $ х 28, 29 руб.

      Получив в кассу организации валюту, бухгалтер выдал работнику, отправляющемуся за рубеж, ориентировочную сумму командировочных расходов в размере 5000 $. Предположим, что работник направляется в служебную командировку в США сроком на 10 дней (с 15.04.05 по 24 .04.2005), проезд до места командировки осуществляется самолетом. Курс доллара на момент выдачи подотчетному лицу –28,29 рублей.

      По возвращении из командировки работник предоставил следующие документы:

      Расходы на проезд (туда и обратно) 1600 долларов.

      Расходы на проживание – 2500 долларов.

      Для упрощения примера другие расходы рассматривать не будем.

      Авансовый отчет был предоставлен работником и утвержден руководителем 26.04.2005 года.

      Курс доллара на дату утверждения авансового отчета – 28,35 рублей.

                                                                   --------¬
                                                                  ¦  Код  ¦
                                                                  +-------+
                                                    Форма по ОКУД ¦0302001¦
                                                                  +-------+
      ___________ООО «Мелена»___________________________   по ОКПО ¦       ¦
                  наименование организации                        L--------

                                      УТВЕРЖДАЮ
                                      Отчет в сумме Сто тридцать пять тысяч
                                 дести двадцать девять руб.00 коп.

                       ¦Номер¦Дата¦  
       АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +-----+----+   Руководитель ______Директор__________
                       ¦35   ¦26.04                         должность
                       L-----+-----   __________ ____Ерохин_И.С.___________
                                       подпись    расшифровка подписи
                                      « 26» апреля 2005 года.



                                                              ------------¬
                                                              ¦    Код    ¦
                                                              +-----------+
                                 Коммерческий отдел           ¦           ¦
      Структурное подразделение -------------------------------+-----------+
      Подотчетное лицо _______Трофимов В.В  Табельный номер
                       фамилия, инициалы                      L------------
      Профессия (должность) _менеджер______  Назначение аванса __________

      ------------------------T----------¬ --------------------------------¬
      ¦Наименование показателя¦  Сумма,  ¦ ¦     Бухгалтерская запись      ¦
      ¦                       ¦руб. коп. ¦ ¦                               ¦
      +-----------------------+----------+-+---------------T---------------+
      ¦             остаток   ¦   -      ¦ ¦     дебет     ¦    кредит     ¦
      ¦Предыдущий   ----------+----------+ +------T--------+------T--------+
      ¦  аванс      перерасход¦          ¦ ¦счет, ¦ сумма, ¦счет, ¦ сумма, ¦
      ¦                       ¦   -      ¦ ¦суб-  ¦ руб.   ¦суб-  ¦ руб.   ¦
      ¦                       ¦          ¦ ¦счет  ¦ коп.   ¦счет  ¦ коп.   ¦
      ¦                       ¦          ¦ ¦      ¦        ¦      ¦        ¦
      +-----------------------+----------+ +------+--------+------+--------+
      ¦Получен аванс  1. из    141450-00 ¦ ¦      ¦        ¦      ¦        ¦
      ¦кассы  14.04.05        ¦          ¦ ¦  44  ¦136647     71  ¦136647  ¦
      +-------------T---------+----------+ +------+--------+------+--------+
      ¦1а. в валюте ¦         ¦  500О    ¦ ¦      ¦        ¦      ¦        ¦
      ¦(справочно)  ¦    28,29¦   $      ¦ ¦      ¦        ¦      ¦        ¦
      +-------------+---------+----------+ +------+--------+------+--------+
      ¦   2.                  ¦          ¦ ¦      ¦        ¦      ¦        ¦
      +-----------------------+----------+ +------+--------+------+--------+
      ¦ курсовая разница      ¦ 300-00   ¦ ¦      ¦        ¦      ¦        ¦
      +-----------------------+----------+ +------+--------+------+--------+
      ¦Итого получено         ¦141750-00   ¦      ¦        ¦      ¦        ¦
      +-----------------------+----------+ +------+--------+------+--------+
      ¦Израсходовано          ¦136647    ¦ ¦      ¦        ¦      ¦        ¦
      +-----------------------+----------+-+------+--------+------+--------+
      ¦ Остаток               ¦ 5103     ¦ ¦      ¦        ¦      ¦        ¦
      ¦ ----------------------+----------+-+------+--------+------+--------+
      ¦ Перерасход            ¦  -       ¦ ¦      ¦        ¦      ¦        ¦
      L-----------------------+----------- L------+--------+------+---------

      Приложение _4___ документов на ___2_ листах

      Отчет проверен. К утверждению в сумме __Сто тридцать пять тысяч_______
                                                   сумма прописью
      руб. __00_ коп. (136647 руб.00 коп)

      Главный бухгалтер _______________     ____Смирнова Н.Ф._______________
                          подпись                расшифровка подписи

      Бухгалтер         _______________     _____Котова Г.М.________________
                          подпись                расшифровка подписи

      Остаток внесен             ------------¬      -----¬
      ----------------   в сумме ¦  5103     ¦ руб. ¦00  ¦ коп. по кассовому
      Перерасход выдан           L------------      L-----
      ордеру №. 158 от « 26» апреля 2005 года

      Бухгалтер (кассир) _______ _Котова Г.М._______ «26» апреля____ 2005 года.
                        подпись расшифровка подписи

      ----------------------------------------------------------------------
                                 линия отреза

      Расписка. Принят  к  проверке  от  __Трофимова В.В.________  авансовый
               отчет № _35 от «26»апреля   2005 года
               на сумму сто тридцать шесть тысяч шестьсот сорок семь рублей 00 коп
                         прописью
      количество документов __4___ на _2__ листах

         Бухгалтер __________ Котова Г.М.________ «26» _апреля______ 2005 года
                    подпись   расшифровка подписи

      Оборотная сторона формы №АО-1



      Документ, подтверждающий производственные расходы
      Наименование
      Документа
      (расхода)
      Сумма расхода
      Дебет счета
      субсчета
      дата
      номер
      По отчету
      Принятая к учету
      В руб.
      коп
      В валюте
      В руб.
      коп
      В валюте
      1
      2
      3
      4
      5
      6
      7
      8
      9
      1
      14.04.05
      13
      Бухгалтерская справка-расчет 72$ х 10 х 28,35
      20412
      720$
      20412
      720$
      44
      2
      26.04.05
      546/1
      Счет отеля
      2500 $ х 28,35
      70875
      2500 $
      70875
      2500 $
      44
      3,4
      Расходы на проезд
      1600 $ х 28,35
      45360
      1600
      $
      45360
      1600
      $
      44
      Итого:
      136647
      4820
      136647
      4820
      Подотчетное лицо ____________ __Трофимов В.В.

      подпись расшифровка подписи

      Окончание примера.

      Обратите внимание!

      По возвращении из зарубежной командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет в течение трех дней. Именно такое правило установлено пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ. Если ранее такой порядок распространялся только на командировки по России, то с 18 июня 2004 года (утратило силу Положение ЦБ РФ от 25 июня 1997 года №62, которое устанавливало сроки отчета по загранкомандировкам в течение 10 дней), то теперь подотчетное лицо обязано отчитаться за три дня по любым командировкам.

      источник

      Share |

       

      Версия для печати

      Читайте также

      Лидеры в профессии HR. Интервью с Либби Сартейн
      Лидеры в профессии HR. Интервью с Либби Сартейн

      После 30-летней карьеры в области человеческих ресурсов Либби Сартейн является активным консультантом бизнеса. Как CHRO в компаниях Yahoo! и Southwest Airlines, Сартейн привела значительные трансформации в области бизнес-инициатив, уделяя особое внимание привлечению, удержанию и развитию сотрудников.


      Стратегии удержания ключевых сотрудников
      Стратегии удержания ключевых сотрудников

      Стратегии удержания нацелены на удержание ключевых людей в организации и сохранение текучести кадров на необходимом уровне. Они основаны на анализе причин, по которым люди уходят или остаются в организации. План удержания сотрудников должен рассматривать каждую из областей, в которой может возникнуть недостаток приверженности организации и неудовлетворенность работой. Рассмотрим конкретные практические действия по устранению причин или профилактике возникновения подобных ситуаций.



      Работа у ИП и физических лиц

      Рядом особенностей обладает работа у работодателей — физических лиц. Принципиально все работодатели — физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями.

      Перевод работника в другое подразделение в границах города


      Измеряем затраты рабочего времени

      Пока специалисты гадают, достигла ли экономика Украины дна кризиса, компании продолжают сокращать все виды затрат. Оптимизировать расходы, а значит, и улучшить положение предприятия, помогут прогрессивные методы организации труда.

      Имя 
      Пароль  забыли?
      Присоединяйтесь!

      Новые материалы

         Силуанов: индексация пенсий работающим пенсионерам может вернуться в 2020 году
         Cтруктура процесса аттестации персонала
         Как расторгнуть срочный трудовой договор на «декретной ставке»?
         Рейтинг 100 лучших вузов россии
         Как поднять свою стоимость на рынке труда

      Семинар
      "HR-Аналитика в R"

      Москва,20-21 июня


      ______________________________

      ВНИМАНИЕ
      Желаете узнать свою стоимость на рынке?

      Сколько я стою на рынке
      ______________________________
       
      Подпишитесь на
      рассылку
      Вебинары HRM

      *Подписка на НОВОСТИ HRM
      Пожалуйста, укажите ваш e-mail адрес:
        


      Последние комментарии

         Дарья, прислылайте мне на почту ваши обзоры   я буду сам публиковать
         вы ее в комментах разместили)  я могу поправить запомнили, как сейчас? я исправлю и увидите разницу
         Спасибо, статья размещена. Все ли в порядке ?
         спасибо, Дарья!   разобрались, как статьи размещать?) или помощь нужна?
         Розничный рынок – является одним из ключевых секторов бизнеса, как России, так и мира. И, несмотря...
      Все статьи


      Интервью




      Публикую статью Алексея Королькова с видеокомментарием
      все интервью


      О проекте      Реклама       Подписка       Контакты       Rambler's Top100 Яндекс цитирования ©2000-2011, HRM