Подбор персонала. Глава 8. оптимизация работы рекрутера





ОПТИМИЗАЦИЯ РАБОТЫ РЕКРУТЕРА

ОПТИМИЗАЦИЯ РАБОТЫ РЕКРУТЕРА

Эффективность его работы зависит и от того, насколько много

«ручных» действий он совершает. Просто удивительно, сколько

рабочего времени занимают, казалось бы, простые и несложные

действия, а также то, что традиционно считается неотъемлемой

частью рекрутинга. К числу «убийц времени» можно отнести при-

ем резюме по факсу, откликов по телефону, «бумажную» базу

данных соискателей, «структурированную базу данных» с руч-

ным внесением резюме, а также телефонный рассказ о том, как

добираться до места собеседования. Рассмотрим каждый пункт

по отдельности.

1. Факс/телефон. Работая над закрытием различных вакан-

сий, рекрутер обычно указывает в своих объявлениях весь спектр

возможных контактов — телефон, факс, адрес электронной по-

чты. Это связано с боязнью потерять ценного кандидата, которо-

му вдруг окажется недоступен какой-либо из указанных видов

связи. Но вакансия вакансии рознь. Работа с вакансиями низо-

вого уровня, как правило, немыслима без таких инструментов,

как факс и телефон. Более того, подавляющее большинство пре-

тендентов на такие вакансии вообще не представляют, что такое

резюме, и потому общение с ними сразу начинается с телефон-

ного интервью и устного выяснения ключевых моментов их тру-

довой биографии. Для подавляющего большинства претенден-

тов на вакансии среднего и высшего уровней электронная почта

является привычным и удобным инструментом работы. Однако

соискатели, видя в объявлении номер телефона, часто предпочи-

тают вначале позвонить и расспросить о вакансии поподробнее,

прежде чем высылать свое резюме. Как правило, подобные уточ-

нения отнимают большое количество времени рекрутера и за-

ОПТИМИЗАЦИЯ РАБОТЫ РЕКРУТЕРА 245

канчиваются традиционно — предложением отправить резюме

на указанный в объявлении адрес.

По нашим наблюдениям, практика обязательного указания

телефона для вакансий среднего и высшего уровня в 85% случаев

оказывается совершенно неоправданной и приводит лишь к уве-

личению бессмысленной коммуникативной нагрузки на рекру-

тера. В самом крайнем из наблюдавшихся нами случаев бoльшая

часть рабочего дня специалиста уходила на бесконечные ответы

по телефону, а на основную работу (разбор резюме, размещение

вакансий, звонки перспективным кандидатам) практически не

оставалось времени.

Аналогичная ситуация складывается и с приемом резюме

по факсу. Резюме, полученное по факсу, редко бывает надлежа-

щего качества, часто в нем «зажевываются» ключевые моменты

(например, контактная информация), из-за чего оно становится

непригодно для дальнейшего использования. Разбор же получен-

ных по факсу резюме отнимает гораздо больше времени, нежели

разбор электронных писем.

Кроме того, в настоящее время электронная почта бывает бо-

лее доступна соискателям, чем факсовые аппараты. Отправить

письмо по электронной почте можно как с рабочего места, так

и из многочисленных интернет-салонов и кафе; кроме того, мно-

гие соискатели имеют дома ПК с выходом в Интернет, в то вре-

мя как факсом они могут воспользоваться лишь с рабочего места

(на виду у всех остальных сотрудников) либо из отделения по-

чтовой связи.

Таким образом, в случае работы с вакансиями среднего и выс-

шего звеньев оптимальным решением является указание

в качестве основного средства связи адреса электронной по-

чты — это сократит лишние и малопродуктивные телефонные

обсуждения.

2. База данных. Боязнь потерять соискателя приводит также

к накоплению неоправданно большой бумажной базы резюме.

Собственно, базой данных это собрание не является — просто-

246 8. РАБОТА НАД ОШИБКАМИ

напросто все полученные резюме копятся в виде одной или не-

скольких больших кип, систематизация в них минимальна, и по-

степенно они начинают занимать все больше пространства в офисе.

Подобное скопление «ценных бумажек» бывает малополезно

в повседневной работе рекрутера, но если он все-таки решает по-

работать с базой, то эта «работа» может затянуться на несколько

часов. Как правило, результативность ее бывает удручающе мала.

Для того чтобы не тратить бесполезно драгоценное рабочее

время, необходимо в основу формирования базы данных по-

ложить иные принципы. Если нет возможности перевести ее

в электронный формат, следует хранить лишь те резюме, которые

относятся к так называемой высшей категории, т. е. резюме ред-

ких специалистов и кандидатов с уникальным опытом именно

для вашей компании. При этом крайне желательно делать на них

какие-либо пометки относительно собственных впечатлений от

конкретного специалиста, если была возможность с ним пооб-

щаться. (Причем ценность такие пометки имеют только в том

случае, если они информативны для всех подборщиков, имею-

щих доступ к данному собранию резюме. Пометки типа «похожа

на свекровь» могут являться полноценными лично для вас, но

оставаться при этом абсолютно бесполезными для всех осталь-

ных). Подобный подход позволяет резко уменьшить количество

хранящихся в базе резюме, но зато существенно повышает эф-

фективность работы с ней.

Электронная база данных, призванная экономить время ре-

крутера и упрощать работу с ней, нередко сама становится причи-

ной нерационального использования рабочего времени. Касается

это, в первую очередь, так называемых структурированных баз

данных, т. е. имеющих большое количество формальных полей,

заполняемых вручную. Это приводит к тому, что рекрутер, жела-

ющий добавить то или иное резюме, вынужден тратить до получа-

са, заполняя необходимые поля. Мало того, что подобная опера-

ция съедает рабочее время, так еще из-за постоянного временного

цейтнота сотрудник часто относится к заполнению формально,

стараясь побыстрее отделаться от этой обязанности. В итоге хра-

ОПТИМИЗАЦИЯ РАБОТЫ РЕКРУТЕРА 247

нимая базой данных информация теряет свою ценность, а само ее

ведение утрачивает всякий смысл.

Одним из встреченных нами вариантов решения проблемы

заполнения базы данных в компаниях с большим потоком входя-

щих резюме является введение должности оператора, основная

обязанность которого — «забивание» полученных резюме в базу

данных. Однако подобное решение отнюдь не является оптималь-

ным, так как такой сотрудник, как правило, не обладает достаточ-

ной квалификацией для качественной сортировки резюме, а кро-

ме того, проблема формального отношения к заполнению и здесь

не теряет своей актуальности.

На наш взгляд, оптимальным решением является применение

«интеллектуальных» баз, автоматически распознающих в сохра-

няемых резюме ключевые поля — ФИО, контакты и пр.

3. Схема проезда. Третьим «пожирателем времени» становит-

ся рассказ о маршруте до места собеседования. Как правило, он

занимает от трех до семи минут — в зависимости от понятливо-

сти собеседника и простоты маршрута. В течение рабочего дня это

описание повторяется несколько раз, что в сумме составляет до

часа рабочего времени. При этом далеко не всегда эта традицион-

ная часть рекрутерской работы бывает необходима.

Разумеется, в случае с кандидатами на низовые позиции, все

общение с которыми строится с помощью традиционных средств

коммуникации, избежать объяснения маршрута можно, лишь

переключив соискателя на секретаря или коллегу, с тем чтобы

маршрут рассказали они. В некоторых компаниях для этой цели

используется специальный цифровой автоответчик (к его недо-

статкам относится невозможность для соискателя задать уточ-

няющие вопросы). А вот при работе с соискателями, широко

использующими электронную почту, у рекрутера есть замечатель-

ная возможность избавить себя от маршрутной рутины, уточнив,

удобно ли кандидату получить описание маршрута по электрон-

ной почте. Если удобно, можно свернуть разговор и отправить ему

заранее подготовленное описание, которое можно сопроводить

картой маршрута и фотографией нужного здания.

248 8. РАБОТА НАД ОШИБКАМИ

Помимо экономии времени, электронное описание маршрута

позволяет не упустить часть важной информации.

4. Анкетирование. Практика заполнения анкет сегодня обо-

сновывается обычно ведением структурированной базы данных,

куда информация из анкеты заносится специальным оператором

(или в крайнем случае самим рекрутером), а иногда (и даже часто)

не заносится вообще никуда, а так, в виде больших листов, и хра-

нится в пухлых папках отдела персонала.

Таким образом, мы имеем следующую ситуацию: соиска-

тель, прислав резюме, тратит от 20 до 40 минут на переписыва-

ние информации из резюме в анкету. При этом он часто нужда-

ется в консультациях кого-либо из сотрудников, так как далеко

не каждая анкета бывает понятно составлена, и копит раздра-

жение, поскольку не понимает, зачем он делает эту странную

работу — ведь в резюме все уже написано. (Раздражение это

придется потом нивелировать рекрутеру в процессе собеседо-

вания.) К тому же заполняющий анкету соискатель должен где-

то расположиться, а ни в агентствах, ни в отделах персонала не

бывает много места. Поскольку заполнение анкет происходит

у всех с неравномерной скоростью, то прибывающие соискате-

ли теснят друг друга и сбивают график собеседований. О каком

планировании рабочего времени может идти речь в таких усло-

виях? (Кстати, расшифровка мелкого почерка соискателя — от-

дельная песня!)

Поэтому анкеты стали еще одним рудиментом доистори-

ческой эпохи в рекрутинге. Вся работа с соискателем строится

на основании его резюме, присланного в электронном виде. Кста-

ти, это позволяет экономить и на рабском труде операторов, по-

скольку электронное резюме можно копировать непосредственно

в «структурированную базу данных», дополняя его информацией,

полученной в ходе интервью.

5. Телефонные звонки. Для экономии времени авторов всех

заинтересовавших вас резюме можно разделить на две группы —

«очень интересные» и «интересные». Далее с первыми прово-

дятся традиционные телефонные переговоры, а вторым отправ-

ляются электронные письма с предложением перезвонить, если


ОПТИМИЗАЦИЯ РАБОТЫ РЕКРУТЕРА 249

вакансия для них привлекательна. (Разумеется, подобная форма

работы уместна только при большом потоке соискателей.) Соот-

ветственно перезванивают только те, кому вакансия в самом деле

интересна. Таким образом, все случайные и мало мотивированные

кандидаты автоматически отсеиваются, и количество ненужных

телефонных переговоров резко уменьшается.

Уменьшая количество «ручной» работы в процессе рекрутин-

га, специалист получает возможность более эффективно ис-

пользовать свое рабочее время.







Материал размещен на сайте HRM.RU